Behandling af personoplysninger ifm. rekruttering

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I REKRUTTERINGSPROCESSEN


1. INDLEDNING

1.1
Når du søger en ledig stilling hos os, skal du være opmærksom på, at vi som dataansvarlig registrerer og indsamler oplysninger om dig. I det følgende beskrives, hvordan vi behandler din ansøgning, og hvilke oplysninger vi indsamler, herunder hvilken praksis vi almindeligvis følger.

1.2
Fordi vi registrerer dine oplysninger elektronisk, har du nogle rettigheder. Dem informerer vi også om nedenfor. Derudover kan du kunne finde vores kontaktoplysninger mv. nedenfor.

1.3
Vi vil i det følgende henvise til forskellig lovgivning, fordi vi er forpligtet hertil. Dette gælder navnlig forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger (der i det følgende benævnes "databeskyttelsesforordningen") samt lov om supplerende bestemmelser til forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af personoplysninger (der i det følgende benævnes "databeskyttelsesloven").


2. MODTAGELSE AF ANSØGNINGER

2.1
Når vi modtager din ansøgning, får du en bekræftelse på, at vi har modtaget den. Når vi gennemgår ansøgningerne, udvælger vi, hvem vi indkalder til samtale.

2.2
Indkaldelsen til samtale sker primært via e-mail, alternativt telefon.

2.3.
Vi benytter et særskilt HR-system til håndtering af ansøgninger, ansættelser og afslag m.v., hvorigennem alt vedr. vores rekrutteringer foregår. 

2.4.
Databehandleren holder alt persondata i systemet inden for EU/EØS og leverer årligt en revisionserklæring til os.  

3. INDHENTELSE AF OPLYSNINGER

3.1
Som led i rekrutteringsprocessen modtager og behandler vi de oplysninger, du har anført i din ansøgning, dit CV og eventuelle andre bilag.

3.2
Derudover vil vi i nogle tilfælde søge yderligere oplysninger om den ansøger eller de ansøgere, som vi skønner, er bedst kvalificeret. I den forbindelse kan vi finde på at søge relevante informationer, som er tilgængelige på internettet, herunder fra sociale medier.

3.3
Retsgrundlaget for at behandle ovennævnte personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet det vil være nødvendigt at indsamle de pågældende personoplysninger for at kunne udarbejde en eventuel ansættelsesaftale. Derudover kan vi behandle ovennævnte personoplysninger baseret på databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendige for, at vi kan vurdere din person og dine kompetencer i forhold til stillingens indhold, og idet dine interesser i, at vi ikke kan behandle oplysningerne, ikke overstiger vores legitime interesse. Dette gælder også i de situationer, hvor de relevante personoplysninger om dig er offentligt tilgængelige.


4. REFERENCER

4.1
Hvis vi gerne vil søge oplysninger om dig hos din nuværende eller tidligere arbejdsgiver via referenceindhentning, oplyser vi dig det forud for indhentelsen, hvor vi beder om dit samtykke. De oplysninger, vi i denne forbindelse kan indhente, vil, medmindre vi konkret oplyser dig om andet, inkludere følgende kategorier: Oplysninger om dit virke ved tidligere arbejdspladser, herunder oplysninger relateret til arbejdsopgaver, kompetencer og performance, personlig fremtræden og samarbejdsevner, samt evt. oplysning om baggrunden for, at du ikke længere er eller ikke længere ønsker at være tilknyttet den pågældende arbejdsgiver.

4.2
Vi indhenter og kontakter aldrig referencer uden din aktive medvirken hertil. Men retsgrundlaget baserer vi dog på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningshjemlen), idet et samtykke skal være afgivet frivilligt, hvilket et samtykke ofte ikke lever op til i en rekrutterings- og ansættelsesproces.

4.3
Vi spørger aldrig direkte ind til følsomme personoplysninger, herunder fx sygehistorik, ved kontakt af referencer. 


5. SAMTALER

5.1
I rekrutteringsprocessen gennemfører vi samtaler, hvor fokus er på både dine faglige og personlige kompetencer, jobbets udfordringer samt Lejerbo (eller den enkelte boligorganisation) som arbejdsplads.

5.2
Vi noterer nogle af de oplysninger, som kommer frem under samtalen/samtalerne. Det er kun de oplysninger, der er relevante, som vi benytter ved vurderingen af, om du skal tilbydes en stilling.

5.3
Retsgrundlaget for at behandle ovennævnte personoplysninger er enten databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, (idet det vil være nødvendigt at indsamle de pågældende personoplysninger for at kunne udarbejde en eventuel ansættelsesaftale) eller databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi forfølger den legitime interesse, at behandlingen af oplysningerne er nødvendige for, at vi kan vurdere din person og dine kompetencer i forhold til stillingens indhold, og idet dine interesser i, at vi ikke kan behandle oplysningerne, ikke overstiger vores legitime interesse.


6. BRUG AF PERSONLIGHEDSTEST

6.1
I forbindelse med rekrutteringsprocessen benytter vi til nogle stillinger personlighedstest. Testen forudsætter ansøgerens aktive medvirken. Retsgrundlaget for at behandle personoplysningerne databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Der informeres særskilt om vores behandling i forbindelse med personlighedstestens fremsendelse.

6.2
Formålet med test(ene) er yderligere at afdække dine kompetencer, kvalifikationer og personlighed til den givende stilling.

6.3
Testen leveres af en ekstern samarbejdspartner, som behandler (få) personoplysninger om dig på vores vegne. Vores eksterne samarbejdspartner opbevarer data i Tyskland og sikkerhedskopier i Irland, men har dog også personer ansat, samt underdatabehandlere i bl.a. USA og Indien. Disse overførsler er alle baseret på EU-kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse med modtageren eller anvendelse af modtagere, som er underlagt særligt certificeringsmekanismer såsom EU - U.S Data Privacy Framework i tilfælde af overførsel til USA. 

6.4
Testen vil aldrig stå alene, men indgå i det samlede grundlag for udvælgelsen af den rette kandidat til stillingen.

6.5
Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke) samt databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra f (interesseafvejningshjemlen). 


7. STRAFFEATTEST/BØRNEATTEST

7.1
I forbindelse med rekrutteringsprocessen benytter vi os nogle gange af straffeattester eller børneattester. Du vil bliver oplyst særskilt om det, hvis vi vurderer, at det er relevant fos os at indhente straffeattest/børneattest i forhold til den stilling, du har søgt.

7.2
Om der indhentes straffeattest eller børneattest, afhænger bl.a. af hvilken stilling, der er tale om, herunder det ansvar og de beføjelser, som stillingen indebærer.

7.3
I det omfang en straffe- eller børneattest indeholder oplysninger om strafbare forhold, kan oplysninger herom behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Indeholder straffe- eller børneattesten ikke oplysninger om strafbare forhold, er grundlaget i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.


8. DET VIDERE FORLØB

8.1
De ansøgere, der har været til samtale, får svar enten pr. e-mail eller telefonisk. Når vi har besat stillingen, sender vi altid et skriftligt afslag til de ansøgere, der desværre ikke er kommet i betragtning.

8.2
Hvis du bliver ansat hos os, vil de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, i relevant omfang, blive opbevaret i en personlig personalemappe i henhold til vores retningslinjer herfor. I forbindelse med ansættelsen vil du blive informeret om Lejerbos politik om behandling af personoplysninger om medarbejdere hos Lejerbo.

8.3
Hvis du får afslag på din ansøgning, vil vi hurtigst muligt, og senest 6 måneder efter, at du har modtaget afslaget, slette de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen - med mindre der er helt særlige forhold, der gør, at du og vi kunne have en fælles interesse i, at vi gemmer dit ansøgningsmateriale i længere tid. Er der det, vil du særskilt blive oplyst herom.


9. INFORMATION OM DINE RETTIGHEDER MV.

9.1
Du har efter databeskyttelseslovgivningen nogle rettigheder i forbindelse med vores behandling af din ansøgning og dine personoplysninger.

9.2
Du har i den forbindelse ret til at:

 

• anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi har indsamlet og brugt i vores behandling af din ansøgning (se databeskyttelsesforordningens artikel 15),
  
  
• anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 16),
  
  
• anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (se databeskyttelsesforordningens artikel 17),
  
  
• anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 18),
  
  
• anmode om dataportabilitet i det omfang, dette måtte blive aktuelt (se databeskyttelsesforordningens artikel 20), samt
  
  
• gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (se databeskyttelsesforordningens artikel 21).

9.3
Personoplysninger, der indsamles som led i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32, og oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant, herunder eventuelle kommende ledere samt HR-medarbejdere.

9.4
De oplysninger vi behandler om dig, opbevares i vores rekrutteringssystem, der leveres af en ekstern samarbejdspartner, indtil stillingsopslaget lukkes ned, jf. pkt. 8 ovenfor.

9.5
Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

9.6
Du har ret til at klage til os over behandlingen af dine personoplysninger, og hvis du ikke er enig i vores håndtering af sagen, kan du klage over os til Datatilsynet (se kontaktoplysninger nedenfor).


10. KONTAKTOPLYSNINGER

10.1
Vores kontaktoplysninger er:

Lejerbo
Gl. Køge Landevej 26
2500 Valby
Tlf. 70 12 13 10
E-mail: lejerbo@lejerbo.dk

10.1.1
Vi har udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på følgende måde:

Mail: lejerbo@lejerbo.dk  (mærk emnefeltet ”Spørgsmål om databeskyttelse”)
Telefon: 70 12 13 10 (spørg efter databeskyttelsesrådgiveren)

10.2
Datatilsynets kontaktoplysninger er:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

[Juli 2023/version 2.0]